Egyik korábbi bejegyzésünkben részletesen bemutattuk a digitális aláírásokat, most pedig az akkor tett ígéretünknek megfelelően a megoldás legfontosabb előnyeit mutatjuk be röviden. Elsőre sokan ódzkodnak a digitális aláírások használatától. Jellemzően azért zárkóznak el tőlük, mert nem ismerik a működési mechanizmusokat, vagy visszaélésektől tartanak az online térben. Szerencsére azonban nincs ok az aggodalomra, főleg ha az ember megbízható szolgáltatót választ. Lássuk mik a digitális aláírások legfontosabb előnyei.

1. Fokozott biztonság: Az előző posztban is említettük, hogy az aláírások érvényessége miatt nem kell aggódni, hiszen a PKI protokoll alkalmazása garantálja, hogy sem az aláíró felek, sem a külső szereplők nem tudnak engedélyezetlen módosításokat végezni a dokumentumon. A digitális aláírások esetén emiatt a visszaélések aránya töredéke a papír alapú szerződések esetén tapasztaltnak.

   
   

2. Univerzális alkalmazhatóság: A digitális aláírás egy nemzetközileg ismert és alkalmazott módszer a dokumentumok hitelesítésére, ez alkalmassá teszi arra, hogy a külföldi vállalatokkal kötött szerződéseket is ily módon írjanak alá. Ebben az esetben ráadásul sokkal gyorsabb és gördülékenyebb a folyamat, hiszen nem kell postán feladni egymásnak a dokumentumokat és megvárni amíg azok visszaérkeznek, hanem néhány perc alatt online letudható a feladat.

   
   

3. Egyszerű nyomonkövetés: Szintén nem mellékes, hogy a digitális aláírások esetén könnyen nyomon követhető, hogy ki nyitotta meg, és írta alá a dokumentumot, mindezt természetesen időpontokkal együtt. Ezáltal könnyen kapcsolatba lehet lépni azzal a féllel, akinek az aláírására a többiek várnak, így felgyorsítható a folyamat. Mindez egy nyomtatott szerződés esetén sokkal nehézkesebb.

   
   

4. Egyszerű, hibamentes dokumentumkezelés: A dokumentumok kezelése, nyilvántartása komoly adminisztrációs terhet ró a vállalatokra, ezt a problémát is lényegében eltörli a digitális térbe való átköltöztetés. A céged búcsút inthet az elveszett dokumentumokból fakadó kellemetlenségeknek, ezzel az emberi hibák előfordulása is töredékére esik vissza.

   
   

5. Idő, pénz és energia megtakarítása: Ez az előny lényegében az eddigiek keveréke, ugyanakkor érdemes külön is kihangsúlyozni. A gyorsabb és gördülékenyebb folyamat időt spórol munkavállalóidnak, akik így egyéb tevékenységekben vehetnek részt, és extra értéket teremthetnek a cégnek. A papírhasználat markáns csökkenésével pénzt spórolhatsz meg, a digitális dokumentumkezelés pedig energiát takarít meg a csapatnak, ami szintén visszaforgatható a vállalat egyéb tevékenységeibe.

   
   

6. Fenntarthatóbb működés: Végül meg kell említenünk egy másik fontos hozadékot is, hiszen a felhasznált papír mennyiségének visszaesésével a környezetvédelemhez is hozzájárulhat vállalatod. Általánosságban elmondható, hogy a legtöbb, amit egy vállalat a klímaváltozás elleni harcért tehet az a digitális transzformáció előtérbe helyezése. Természetesen a különböző akciók és jótékonysági kezdeményezések is fontosak, de a működés zöldítéséhez a digitális téren keresztül vezet az út. A dokumentumok digitális kezelése és aláírása nagyban előremozdíthatja ezt a célt.