Az első online számlaadat-szolgáltatás az arra kötelezetteknek 2018. júliusától előírt. A kört 2021. január 1-től bővítették. A több mint 4 év, vagy a kiterjesztett kört nézve: 1,5 év távlatából nézte meg az adóhatóság a leggyakoribb, még jelenleg is előforduló hibákat. A számlázórendszer használata során leggyakoribb, hozzánk is eljutott hibákat soroljuk fel.

Lássuk melyek ezek:

• az online számlaadat-szolgáltatás, amennyiben nem a NAV-hoz „bekötött” számlázóval teljesítjük, úgy a https://onlineszamla.nav.gov.hu weboldalon elérhető Online Számla rendszerben teljesíthető és NEM az ún. tesztfelületen. Ez utóbbin rögzített adatok nem jelennek meg a NAV nyilvántartásába;

• az online számla rendszer (=adatszolgáltatási felület) felületén nem lehet számlát kiállítani, itt már a kiállított „kézi” számlákat kell rögzíteni az adatszolgáltatáshoz;

• azokról a számlákról, amelyek olyan rendszerben kerültek kiállításra, amelyek a NAV online számlaadat-szolgáltató rendszerével már összekapcsolásba került, nekünk már nem kötelességünk külön adatot szolgáltatnunk;

• az online pénztárgéppel kiállított számlákat nem kell az adóhatóság adatszolgáltatási felületén jelenteni, mivel a pénztárgép az adatokat automatikusan online elküldi;

• a módosító/helyesbítő és stornó/érvénytelenítő számlákról is adatot kell szolgáltatni;

• a módosító/helyesbítő és stornó/érvénytelenítő számlákon és azok adatszolgáltatásában is hivatkozni kell az eredeti bizonylatokra;

• a technikai érvénytelenítés nem azonos a hibás adatokkal kiállított számla stornózásával;

• amennyiben a számlakiállító adózó elsődleges felhasználója valamilyen okból az Online Számla Rendszerben a technikai felhasználóhoz tartozó XML-aláírókulcsot és a XML-cserekulcsot újragenerálja, akkor az új kulcsokat rögzíteni kell a számlázó rendszerben is, mert különben a NAV felé az online számlaadat küldés nem lesz lehetséges;

• a használt számlázó programnak biztosítania kell a kiállított számlák ismétlés és kihagyás nélküli, folyamatos sorszámozását;

• minden számla egy adott sorszámmal kell rendelkezzen, ugyanazon számlasorszám alatt nem lehet több bizonylatot jelenteni, mivel a számla sorszáma (=azonosító) egyedi;

• Kiemelten fontos! A vevő (nem magánszemély) adószámának pontos rögzítése. Csoportos áfaalany vevőnél az áfa csoportazonosító számot is kell rögzíteni a számlán, illetve az adatszolgáltatásban - ebben az esetben - már csak ezt kell szerepeltetni. A magánszemély vevő esetében tilos az adóazonosítójel feltüntetése!