3+1 tipp a vállalkozás számláinak kezeléséhez

A bejövő számlák kezelése nagyon szerteágazó feladat: sok függ attól, hogy azok a szolgáltatók, eladók, akikkel együtt dolgozunk, hogyan kezelik a számlázásukat, milyen rendszerezettségben dolgoznak, milyen csatornát választanak a számlák elküldésére. Sokszor sajnos nálunk jelentkezik dupla adminisztrációként, ha az eladó nem úgy állítja ki a számlákat, hogy az számunkra a legkényelmesebben használható, feldolgozható legyen.

Ha nem mi állítjuk ki a számlákat, hanem nekünk számláznak, abban sok a kiszámíthatatlan tényező: nem tudjuk, biztosan eljutott-e hozzánk a számla, mikor fogjuk megkapni, meddig lehet majd kifizetni – vagyis: nem nálunk van a kontroll a pénzügyeinkkel kapcsolatban, hanem mások veszik kezükbe az irányítást. Így a helyzetből nekünk kell kihoznunk a legtöbbet, hogy rend legyen a bejövő számláink között is.

 1. Minden számla máshol érkezik

„A rezsiszámlát postán kapjuk, a beszállító e-mailben küldi a számlákat, és van olyan eladók is, aki papíron, helyben megírja”.

Ha a saját, kimenő számlázásunkat kordában is tudjuk tartani, arra sajnos semmilyen ráhatásunk nincs, hogy azok a vállalkozások, akiktől mi veszünk igénybe szolgáltatást, milyen módon számláznak. Ahány cég, annyiféleképpen érkezik be a számla: van, aki papíron küldi, van, aki már az elektronikus számlákat preferálja.

Egy dolgot azonban mégis tehetünk. Ugyan sok a forrás, de ha mi magunk egy helyre gyűjtjük a számlákat, akkor várhatóan mindig megtaláljuk. A papíralapú tárolás sok helyet vesz igénybe, nyomtatni kell; helyette digitálisan érdemes tárolni, a papír alapon érkezett számlákat célszerű rögtön befotózni. Hogy segít a BUPA? Az e-mailen érkező számlákat egyszerűen csak továbbítjuk a BUPA által létrehozott sajatadoszam@bupa.hu e-mail címre, és egy helyen lesz minden, de a BUPA-ba belépve is feltölthetjük számláinkat. A hamarosan elérhető mobilalkalmazásban a számlafotó funkcióval azonnal beküldhetjük a számlát beérkező számláink közé, és később rendszerezhetjük azt.