Gyakran megeshet, hogy egy üzleti költséget egy alkalmazott előre kifizet és később kompenzálja őt a cég. Sokkal egyszerűbb, mintha minden vásárlásnál meg kellene keresni a pénzügyi vezetőt és vele megvetetni egy terméket vagy szolgáltatást. Azonban a pillanatnyi kényelem után előjönnek az adminisztrációs terhek: a számla megtartása és bemutatása a cégnél, adott esetben a felelősök emlékeztetése a kompenzációról, valamint egyeztetések a könyvelőkkel.

A vállalati költségkártyák képesek orvosolni minden problémát, hatékonyabbá téve az üzletvitelt és munkaerőt felszabadítva az adminisztráció csökkentésével. Egy vállalati költségkártya olyan bankkártya, amelyet a munkáltató ad alkalmazottjának az üzleti költségek fedezésére. Lehet debitkártya, hitelkártya és meghatározott egyenleggel feltöltött bankkártya is. Az európai piacon kiélezett verseny folyik a különböző szolgáltatók között, így még Magyarországon is több lehetőség van az érdeklődők előtt.

Az előnyökre térve, a munkáltató páratlan átláthatóságot és kontrollt kaphat. A vezetőség döntheti el, hogy melyik részlegek vagy alkalmazottak kaphatnak költségkártyákat. Továbbá könnyen beállíthatók költséglimitek. A kiadásokat jellemzően egy központi felületen, összesítve lehet megtekinteni. Így a pénzügyi osztály tisztán láthatja, hogy melyik részleg vagy alkalmazott mennyi pénzt költött, valamint mire költött, biztosítva, hogy egy adott összeghatárt nem léphetnek át.

Az alkalmazottaknak nem kell saját pénzüket költeniük és utána annak visszaszerzésével foglalkozniuk. A pénzügyi rugalmasságot tovább segítik a költségkártyákhoz gyakran párosuló kényelmi funkciók. Az alkalmazottak igény esetén az alkalmazáson keresztül kérhetnek nagyobb költségkeretet, ha egy nagyobb tételt kell kifizetniük – a különböző részlegek akár saját költségkeretük egy részéhez is ideiglenes hozzáférést adhatnak. A nyugták és számlák megtartása sem jelent problémát sok szolgáltatónál, ugyanis azokat le lehet fényképezni és a kép a központi felületen kerül tárolásra.

Tisztán látszik, hogy a vállalati költségkártyák képesek jelentősen javítani a költségkezelési folyamatokon. A munkáltatók és alkalmazottak egyaránt részesülnek az előnyökből, így akár vállalkozásodnak is érdemes lehet utánanéznie a piacon található lehetőségeknek, és adott esetben újabb szintre emelni a céges működési folyamatokat.