Egy vállalkozás üzleti tevékenységre használt ingatlanai a székhely, a telephely és a fióktelep. Melyik mit jelent? 

• A székhely a bejegyzett iroda, az a hely, ahol az üzleti és hivatalos iratok átvétele, érkeztetése, őrzése, rendelkezésre tartása történik, valamint a hatóságok megtalálhatják a vállalkozást.

• A telephely olyan tartós, önállósult üzleti letelepedéssel járó hely, amely a székhellyel azonos településen van, és ott valamilyen a vállalkozási tevékenység folyik. 

• A fióktelep pedig olyan, a vállalkozás használatában lévő terület, amely a székhellyel nem azonos településen van, de ott üzleti tevékenység folyik. 

Az egyes üzleti tevékenységre használt helyszínek létesítésével és bejelentésével összefüggően számos előírást kell szem előtt tartani. Ebben a bejegyzésben ezeket vesszük sorra. 

Milyen ingatlant használhat a vállalkozás üzleti tevékenységre?

Vállalkozási formától függetlenül székhelyként, telephelyként és fióktelepként is kizárólag olyan ingatlan használható üzleti tevékenységre, amely vagy a vállalkozás tulajdonában van, vagy jogosult annak használatára (érvényes bérleti szerződéssel rendelkezik például). A használat jogszerűségét természetesen megfelelő okirattal igazolni kell: például tulajdoni lappal, bérleti szerződéssel.

Fontos továbbá figyelni arra is, hogy vannak telepengedély-köteles vagy bejelentéshez kötött tevékenységek, amelyek adott helyszínen való folytatására külön engedélyt kell kérni a helyi önkormányzatoktól. Az utóbbira lehet például szükség abban az esetben, ha a nagyobb zajjal járó ipari tevékenységet folytat az adott helyszínen a vállalkozás. Ezekről minden esetben gondoskodni kell a tevékenység megkezdése előtt.

Egyéni vállalkozó székhelycíme és telephelye

Székhellyel (székhelycímmel) az egyéni vállalkozóknak is rendelkezniük kell, hiszen a hivatalos iratokat valahová kézbesíteni kell, illetve az esetleges hatósági ellenőrzéseket is itt bonyolítják le. A székhelycím lehet az a lakás is, amelyben életvitelszerűen lakik a vállalkozó, de más olyan ingatlan is, amelyet jogszerűen használhat (tulajdonosa, bérlője vagy haszonélvezője). 

A székhelycímet már akkor meg kell adni, amikor a vállalkozó regisztrál. Változás esetén 15 napon belül kell bejelenteni azt a helyi önkormányzatnak és a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak (a NAV-nak). 

Az egyéni vállalkozó működhet telephelyen is. Ennek létesítése és bejelentése ugyanakkor csak akkor kötelező, ha a vállalkozási tevékenység bejelentés- vagy engedélyköteles. A telephelycímet pedig csak abban az esetben szüntetheti meg a vállalkozó, ha megváltoztatja a vállalkozás tevékenységét olyanra, amely nem bejelentés- vagy engedélyköteles, esetleg megszünteti az egyéni vállalkozását.

A cégek használatában lévő ingatlanokra vonatkozó szabályok

Cég esetén igen sokrétű kötelezettségeket határoznak meg a jogszabályok a használt ingatlanokra. Egy cégnek például nem csupán kell, hogy rendelkezzen székhellyel, de azt a cégek adatait rögzítő hivatalos cégnyilvántartásban is szerepeltetni kell. Innen lehet ugyanis megtudni, hogy egy cég hol található, hova lehet például hivatalos iratot küldeni. Ugyanez igaz a telephelyre és fióktelepre is, azokat is fel kell tüntetni a cégadatok között.

Kötelezettségek a székhelyen

Egy vállalkozás megjelölt székhelyén nem elegendő ugyanakkor az, ha valaki átveszi a leveleket, iratokat, hanem ott meg is kell az iratokat őrizni, illetve rendelkezésre kell bocsátani azokat, valamint teljesíteni kell a hatóságokkal szemben fennálló kötelezettségeket is – ez utóbbit fellelhetőségi kötelezettségként is szokták említeni.

A székhelyet úgy érdemes tehát kijelölni, hogy egy esetleges hatósági ellenőrzés (például NAV revízió), illetve a cég legfőbb szervének (például kft. esetén a taggyűlés) az ülései is megtarthatók legyenek a helyszínen. Lehetőség van ugyanakkor arra, hogy a cég létesítő okiratában a székhelytől különböző helyet jelöljön meg a központi ügyintézés helyszínéül. Ilyen esetben a központi ügyintézés helyét a cégjegyzékben is fel kell tüntetni. 

A székhelyet cégtáblával jelölni is kell oly módon, hogy az közterületen is jól látható legyen. Akkor elvárás ez, ha több vállalkozást magában foglaló irodaházban van a székhely. Amennyiben pedig társasházban működik a vállalkozás, akkor a postaládán kell feltüntetni a cégnevet.

Jó tudni! Ha a vállalkozás valamilyen okból nem tud megfelelő ingatlant biztosítani székhelye számára lehetősége van arra is, hogy ügyvédnek adjon megbízást a székhellyel kapcsolatos kötelezettségek teljesítésére vagy székhelyszolgáltatást vegyen igénybe. 

A kötelezettségek elmulasztásának következményei

Amennyiben egy vállalkozás nem felel meg a székhely fenntartásával összefüggő jogszabályi kötelezettségeknek – például a helyszíni ellenőrzés során nem találja meg az adóhatóság - felfüggeszthetik az adószámát. Ugyanezt vonja maga után, ha két egymást követő alkalommal a vállalkozás nem vesz át hivatalos küldeményt. 

A felfüggesztésről határozat születik. Amennyiben a cég ezt sikerrel nem felebbezi meg, a cégbíróság törli a vállalkozást. 

Székhelyváltozás bejelentése

Míg az egyéni vállalkozóknál a székhelyváltozást elegendő az önkormányzatnak bejelenteni, addig gazdasági társaságoknál ez is cégeljárás keretében zajlik – jellemzően jogi képviselő közreműködésével.  Ennek folyamata hasonló a cégalapítás során megismerttel (erről részletesen innen elérhető korábbi bejegyzésünkből lehet tájékozódni), csak egyszerűbb annál, hiszen csak a vállalkozás működésével összefüggő részlet változik. 

Telephely és fióktelep – mire kell figyelni?

Míg székhellyel minden vállalkozásnak rendelkeznie kell, a telephely és a fióktelep csak lehetőség, amellyel a cégek szükség szerint élhetnek. Fontos azonban figyelni arra, hogy amennyiben van olyan tartós, önállósult üzleti letelepedéssel járó helyszín, ahol a vállalkozás üzleti tevékenységet folytat, azt a székhelyhez hasonlóan be kell jelenteni. Tipikus probléma például, hogy a cégek nem tekintik telephelynek azokat a bérelt raktárhelyiségeket, ahol a hivatalos iratait tárolják, pedig ez is telephelynek minősülhet.