Van a vállalkozói létnek egy olyan része, ami sokaknak jelent kihívást: az adminisztratív feladatok pontos teljesítése. Pedig, ha ezen a területen fegyelmezettek vagyunk, számos felesleges hivatali eljárást, adott esetben vaskos büntetést előzhetünk meg. Az alábbiakban azokat a tennivalókat gyűjtöttük össze, amelyeket a vállalkozói regisztrációt, illetve cégünk bejegyzését követően meg kell tenni. 

A lista nem fontossági sorrendet jelent, az alapításhoz igazított határidőt vettük figyelembe. Ezek között is legelőbb azokat említjük, amelyekre a későbbi ügyintézésekhez, illetve a tevékenység megkezdéséhez szükségünk lesz.

Meghatalmazások

A szükséges meghatalmazások kiadásához nem kapcsolódik határidő – azért ezzel kezdtük a sort, mert számos olyan feladat van, amelyek ezek nélkül nem intézhetők el.  Például a könyvelőt is meghatalmazzuk, hogy az adózással összefüggő feladatokat zavartalanul el tudja végezni. 

Ezzel együtt célszerű egy olyan iratcsomagot is összekészíteni, amelyet valószínűleg kérnek majd a
hivatalokban, ilyen például az ügyvezető aláírási címpéldánya vagy aláírás-mintája, illetve a
cégkivonat és a társasági szerződés. 

Hatósági és működési engedélyek

Amikor kiválasztottuk a vállalkozásunk tevékenységét (TEAOR besorolását), akkor azt is megtudtuk, hogy szükség van-e ehhez valamilyen hatósági vagy működési engedélyre. Ez nagyon sokféle lehet: kapcsolódhat szakképesítéshez vagy a működés helyével összefüggő elvárásokhoz. Jelentős különbségek lehetnek továbbá abban is, hogy az engedély megszerzéséig lehet-e a tevékenységet folytatni vagy sem. Így ezek beszerzéséről is gondoskodnunk kell.

Fontos, hogy minden esetben a tevékenységgel összefüggő általános kötelezettségek mellett vegyük
figyelembe a működési helyünk szerinti esetleges egyéb előírásokat is. 

Vezető tisztségviselő jogviszonyának bejelentése

A vállalkozás vezető tisztségviselőjének jogviszonya a társasági szerződés aláírásával indul – ezzel a nappal kell bejelenteni is. Erre az esetre – és később az alkalmazottak bejelentésére is – a megbízás kezdete előtti, illetve az adott nap a határidő.

Az alkalmazottak bejelentését, foglalkoztatásuk megszűnését jellemzően a könyvelők intézik, a cégvezetőnek kell figyelnie azonban arra, hogy a könyvelőt időben tájékoztatassa arról, hogy mely naptól válik aktuálissá a bejelentés.

Kamarai bejelentkezés - 5 napon belül 

A székhely szerint illetékes kereskedelmi és iparkamaránál a cégalapítást követő 5 napon belül kell minden induló vállalkozásnak regisztrálni. Ez a cégvezető kötelezettsége, de gyakran a könyvelőt bízzák meg a vállalkozások. A kamarai díj évente 5000 forint. Az első évi díjat a regisztrációt követően be is kell fizetni.  

A kamara számos szolgáltatást köteles térítésmentesen a vállalkozások számára biztosítani. Ezek között szerepel a (törvényben meghatározott) tanácsadás gazdasági, pénzügyi, adózási, hitelhez jutási kérdésekben, illetve  az üzleti partnerkeresésben és a pályázatfigyelésben. Érdemes élni ezekkel a lehetőségekkel. 

Ügyfélkapu-, cégkapu-regisztráció – 8 napon belül

A vállalkozások elektronikus úton intézhetik hivatalos ügyeiket, illetve ilyen formában kapják a hivatalos értesítéseket. A havi adó- és járulékbevallás, illetőleg adatszolgáltatás benyújtása is ilyen formában történik. Ehhez egyéni vállalkozóként elegendő, ha magánszemélyként regisztrálunk az ügyfélkapura. 

Amennyiben betéti társaságot, közkereseti társaságot, korlátolt felelősségű társaságot (gazdasági társaságot) vagy civil szervezetet (egyesület, alapítvány) indítunk, a cégkapun is regisztrálni kell.
Ennek nincs költsége, de mindenképp szükség van rá, mivel a hivatalos tájékoztatásokat ide küldik és
ezen keresztül tudjuk majd intézni hivatalos ügyeinket. A cégkapu-regisztrációt a vállalkozás képviseletére jogosult magánszemély végezheti el.

A regisztrációnak az adószám megszerzését követő 8 napon belül kell megtörténnie. Erről a
regisztrációt követő 8 napon belül bejelentést is kell tenni a NAV-nál. 

Bankszámla megnyitása – 8 napon belül

Bankszámlával minden vállalkozásnak (egyéni vállalkozónak és társas vállalkozásnak is) rendelkeznie
kell, nem mindenkinek kötelező azonban pénzforgalmi (azaz vállalkozói vagy más néven céges)
bankszámlát nyitnia. 

Az egyéni vállalkozók abban az esetben, ha nem jelentkeznek be az áfakörbe (nem kötelezettek általános forgalmi adó fizetésére) lakossági bankszámláról is lebonyolíthatják a vállalkozásukkal összefüggő pénzforgalmukat. Egy bankszámlára mindenképpen szükség lesz azonban, mert számos kötelezettség (például az adó- és járulékbefizetéseket) kizárólag elektronikus úton (bankszámláról) teljesíthető. 

A bankszámla megnyitására a cégbejegyzést követő 8 napon belül kell sort keríteni. Ezzel együtt -amennyiben olyan társas vállalkozást alapítunk, ahol van törvényben előírt tőkekövetelmény - a (társasági formától függően) törzs- vagy alaptőke meghatározott hányadát is be kell a számlára fizetni.

A bankszámla megnyitásáról a társaság képviseletére jogosult személy – vagyis az ügyvezető –köteles gondoskodni. A bank ennek során biztosan kéri majd: 

• a vállalkozás vezetőjének azonosításához szükséges dokumentumot,

• a létesítő okiratot,

• a hiteles, ügyvéd által ellenjegyzett aláírás-mintát, aláírási címpéldányt,

• a 30 napnál nem régebbi bejegyző végzést, vagy cégkivonatot.

NAV bejelentés - 15 napon belül

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) bejelentkezéssel az egyéni vállalkozóknak érdemben nincs tennivalójuk, hiszen esetükben a vállalkozási tevékenység lényegében azzal kezdődik, hogy kérik nyilvántartásba vételüket a NAV-nál. 

A társas vállalkozások adószámát a cégbíróság által az ügyvéd részére visszaküldött végzés tartalmazza (minden egyéb alapvető adat - cégnév, székhely, telephely, tulajdonosok, alapító tőke -mellett). Ezen túlmenően azonban további adatokat kell szolgáltatni az adóhatóságnak az alapítást követően. Ezt változásbejelentésként lehet 15 napon belül megtenni. (Ez a 15 napos határidő a későbbi változásbejelentésekre is érvényes.) 

Az adatközlés kiterjed egyebek mellett

• az iratok őrzésének helyére,

• a főtevékenységen kívül ténylegesen végzett egyéb tevékenységekre,

• a működési engedélyek adataira,

• az alakulás módjára és jogelődök adataira,

• a tulajdonosok adataira,

• az áfa-fizetéshez kapcsolódó adatokra,

• a közösségi adószám igényléséhez kapcsolódó adatokra (közösségi adószámra annak a
  cégnek van szüksége, amely az Európai Unió területén tervez tevékenységet folytatni).

Ezt a feladatot tipikusan a megbízott könyvelő végzi el. Fontos azonban, hogy a vállalkozás vezetője minden kötelezettség teljesítését nyomon kövesse. 

KSH bejelentés – 15 napon belül

Az alakulás után 15 napon belül a Központi Statisztikai Hivatal (KSH) regionális igazgatósága számára köteles a cég megküldeni a vállalkozásával kapcsolatos alapinformációkat. A KSH így gyűjti a kezdő vállalkozásokról az információt. A nyomtatványon a cég fontosabb adatait kell megadni, továbbá néhány kérdésből álló kérdőívet kell kitölteni. 

Helyi iparűzési adó – 15 napon belül

A vállalkozás székhelye, telephelye szerinti önkormányzatnál is be kell jelentkezni a helyi iparűzési adó (HIPA) hatálya alá. Erre a bejegyzéstől számított 15 napon belül van lehetőség az illetékes önkormányzat által elfogadott nyomtatvány benyújtásával. 

Számlázás

Ahhoz, hogy bevétel legyen, számlát kell adni. Célszerű tehát mihamarabb gondoskodni egy számlázóprogramról vagy egy számlatömb beszerzéséről. Ez utóbbira (papír alapú számla kiállítására) jellemzően van még lehetőséged, de nem érdemes, mivel 2021. január 1-től kötelező minden kiállított számlát jelenteni a NAV felé, és ez a papír alapú számláknál eléggé körülményes. Vannak olyan tevékenységek, ahol a pénztárgép használata kötelező, ehhez a kódot a NAV-tól lehet igényelni, majd a pénztárgép regisztrációját is el kell intézni.

Szabályzatok elkészítése

Számos területen lehet szükség különböző szabályzatokra. Ezek közül a számviteli politika keretében elkészítendő szabályzatok esetében 90 napos határidőt kell tartani: gondolva itt a számviteli politika,
illetve a pénzkezelési szabályzatra. 

Lehetnek azonban egyéb szabályzatok, illetve dokumentumok, amelyeket el kell készítened. Ezek közé sorolandó például az ÁSZF (általános szerződési feltételek), ha webshopot indítunk, de ide sorolható az adatkezelési szabályzat is. 

Bélyegző

A bélyegző nem kötelező, de hasznos. A számlákon vagy a szerződéseken szerepelnie kell a cég adatainak, amelynek az egyik legegyszerűbb módja a bélyegző használata.